再說ERP系統(tǒng)“進(jìn)銷存”數(shù)據(jù)輸出

一、引言

    十幾年前，筆者作為企業(yè)中一名核心的信息化技術(shù)員工，在實施國外ERP系統(tǒng)的過程中深深體會到庫存（或財務(wù)）“進(jìn)銷存”報表需求的緊迫性。于是，應(yīng)倉庫、財務(wù)人員的要求在系統(tǒng)中開發(fā)了“進(jìn)銷存”報表數(shù)據(jù)輸出功能，與此同時，筆者總結(jié)了其中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，就此撰寫了一篇《國外ERP之中國財務(wù)收發(fā)存》。時至今日，筆者已經(jīng)成長為企業(yè)信息化建設(shè)的領(lǐng)軍人物，從筆者對本企業(yè)的了解以及與其它企業(yè)的交流中得知：財務(wù)（倉庫）“進(jìn)銷存”數(shù)據(jù)輸出依然是ERP系統(tǒng)應(yīng)用中棘手的問題?？赡苡腥藭f：不就“進(jìn)銷存”嗎？多大點事兒！又不是信息化戰(zhàn)略規(guī)劃。筆者不太認(rèn)同這種看法，原因是很簡單：不去解決具體的業(yè)務(wù)訴求，說什么都沒用！兔子釣魚的故事正說明了這個觀點。第一天，小白兔去釣魚，一無所獲。第二天，它又去釣魚，還是如此。第三天，兔子剛到河邊，一條大魚從河里跳出來，大叫：你要是再敢用胡蘿卜當(dāng)魚餌，老子就扁死你。 信息化建設(shè)中最忌諱：你給的都是你自己“想”要的，而不是對方想要的。

二、困惑所在

    因國外ERP系統(tǒng)沒有類似中國式“進(jìn)銷存”格式的數(shù)據(jù)存儲，僅是會計期間結(jié)束時物料數(shù)量、金額的簡單結(jié)存。若物料在本期間內(nèi)沒有任何業(yè)務(wù)發(fā)生，存儲結(jié)構(gòu)就繼承了上一會計期間的余額，但不進(jìn)行任何物料數(shù)據(jù)余額的記錄。所以，即便使用程序開發(fā)“進(jìn)銷存”報表，必須通過復(fù)雜的業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)學(xué)邏輯演算后才可能得以實現(xiàn)。一般情況，業(yè)務(wù)用戶所瀏覽的“進(jìn)銷存”報表多是當(dāng)前會計年度，順便做出一個同期對比，這樣以來，就是兩年的歷史數(shù)據(jù)。若這個“進(jìn)銷存”報表在時間的選擇期間上沒有任何限制（即：不是整月、整年固定期間），加之ERP系統(tǒng)年陳月久的積累，形成了海量的物料交易記錄；又有復(fù)雜演算邏輯限制，使得報表運行效率極為低效。其次，物料交易過程中，因倉儲業(yè)務(wù)狀態(tài)的不同，導(dǎo)致交易過程產(chǎn)生金額上的差異，這些差異金額往往以總賬科目形式計入存貨，很難區(qū)分差異金額是由哪個物料所產(chǎn)生的。差異金額無法明細(xì)化、具體化將造成“進(jìn)銷存”余額的不平衡。因此，就出現(xiàn)了一個效率低下、數(shù)據(jù)不正確的“進(jìn)銷存”報表，終端用戶能夠?qū)Υ藵M意嗎？答案是不言而喻的。

三、核心技術(shù)應(yīng)用

    事實上，多數(shù)ERP系統(tǒng)提供了技術(shù)手段來解決這類問題。我們就以SAP ERP系統(tǒng)為例來闡述技術(shù)應(yīng)用。SAP為解決OLTP系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合和實時展現(xiàn)的需要，特別在系統(tǒng)中植入了“信息結(jié)構(gòu)”技術(shù)。即：用戶根據(jù)自身的需要定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確定數(shù)據(jù)整合邏輯及數(shù)據(jù)匯集粒度，待確定無誤時激活該“信息結(jié)構(gòu)”?！靶畔⒔Y(jié)構(gòu)”一旦被激活，任何與之相關(guān)的業(yè)務(wù)操作都會按照事先設(shè)定的邏輯要求自動刷新（添加、修改、刪除等）對應(yīng)的“信息結(jié)構(gòu)”。通過“信息結(jié)構(gòu)”整合后的數(shù)據(jù)其存儲容量將被壓縮為原來的百分之一左右，這樣，就解決海量數(shù)據(jù)實時匯集問題，“進(jìn)銷存”報表運行速度也將提高50倍左右。

    分類賬技術(shù)也是很關(guān)鍵的。在SAP ERP系統(tǒng)中，利用該技術(shù)對存貨科目實施分類賬管理，解決物料存貨差異金額的明細(xì)化、具體化問題，跟蹤差異金額到對應(yīng)的物料；同時，也可實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲壓縮功效。這樣以來，“進(jìn)銷存”報表金額差異問題就迎刃而解了。

四、應(yīng)用案例

    筆者當(dāng)年主持一快速消費品企業(yè)的信息化建設(shè)時，使用SAP系統(tǒng)“分類賬”+“信息結(jié)構(gòu)”的方法，成功的實現(xiàn)了“進(jìn)銷存”報表準(zhǔn)確、快速的輸出。具體案例應(yīng)用如下：

    1、分類賬配置

    1.1 定義表組（GCIN）

 

    在對象表ZFM003O加入所需要特殊字段，由于要實現(xiàn)進(jìn)銷存，工廠和物料是必須的。由于本公司采用了分割評估，所以需要將評估類及評估類型也加入對象表。

    1.2 安裝表組（GCIN）

    安裝前盡量關(guān)閉打印機或切斷打印機連接，否則會打印很多廢紙。

    1.3 維護(hù)字段移動（GCF1）

  

    1.4 定義基本數(shù)據(jù)集（GS01）

 

    由于此分類賬只更新存貨類科目，將系統(tǒng)存貨類科目創(chuàng)建為一個數(shù)據(jù)集合，在后面規(guī)則里面限定在此集合內(nèi)科目才更新分類賬。

    1.5 定義規(guī)則（GCVZ）

 

    限定分類賬更新規(guī)則，在此限定存貨類科目才能更新分類賬。

    1.6 定義分類賬（GCL1）

 

    點擊“分配公司代碼”

 

    點擊“分配作業(yè)”

 

    注：“寫入分類賬”列不可“打勾”，否則上面更新規(guī)則失效。

    點擊“分類賬選擇”

 

    選定分類賬更新規(guī)則。

 2、信息結(jié)構(gòu)配置

    2.1 定義數(shù)據(jù)元素（SE11）

 

    創(chuàng)建信息結(jié)構(gòu)時可以借用系統(tǒng)字段，但由于描述不清晰，所以自建數(shù)據(jù)元素。

    2.2 擴展結(jié)構(gòu)MCBEST（SE11）

 

    點擊“Append Structure…”，將上面新建數(shù)據(jù)元素加入結(jié)構(gòu)MCBEST。

    2.3 維護(hù)自定義字段目錄（MC18）

 

    作用：便于創(chuàng)建信息結(jié)構(gòu)時選擇字段。

    2.4 維護(hù)需求（MC1N）

 

    以需求901為例，采購相關(guān)移動類型允許更新。其他需求和901類似。

    2.5 維護(hù)公式（MC1P）

    數(shù)量公式：
 

 

    金額公式：
 

 

    2.6 維護(hù)自定義信息結(jié)構(gòu)（MC21）

  

 

    其中：采購入庫數(shù)量配置
 

 

    采購入庫金額：
 

 

    其他出入庫配置同采購入庫。

    入庫數(shù)量調(diào)整配置：

 

    注：入庫數(shù)量調(diào)整不會產(chǎn)生更新，入庫調(diào)整主要更新發(fā)票校驗、修改價格等無數(shù)量更新而有價值更新業(yè)務(wù)。

    入庫金額調(diào)整配置：
 

 

    注：入庫調(diào)整主要更新發(fā)票校驗、修改價格等“無數(shù)量”更新而“有價值”更新業(yè)務(wù)。